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I m Jahr 1971 hat Ray Tomlinson den ersten elektronischen Brief versendet. Er gilt als Erfinder der E-Mail; er hat die Welt verändert. Fast 50 Jahre nach der ersten E-Mail erhält jeder in deutschen Büros im Durchschnitt 40 E-Mails pro Tag. Weltweit wächst der E-Mailverkehr um ca. fünf Prozent pro Jahr. Aktuell werden schätzungsweise 128,8 Milliarden geschäftliche und 117,7 Milliarden private E-Mails jährlich versendet (Quelle: statista.com).

Diese E-Mailflut hat enormen Einfluss auf unser Leben. Gerade im Büro führt sie oft zu Stress und knapper Zeit. Beschäftigen wir uns im Durchschnitt 2 bis 3 Minuten mit jeder E-Mail, so sind das ca. 1,5 bis 2 Stunden am Tag. Bei einem 8 Stunden Tag also fast ein Viertel der gesamten Arbeitszeit.

Dies wäre nicht weiter schlimm, wenn diese Zeit gut investiert wäre und wir durch E-Mails lesen und beantworten Mehrwert schaffen. Leider ist dies jedoch oft nicht der Fall. Viel zu oft werden unnötige oder missverständliche E-Mails versendet.

Daher sollten wir uns zum einen damit beschäftigen, wie wir dieser E-Mailflut Herr werden und zum anderen wie wir selbst E-Mails effizient und richtig einsetzen können. Lösungen für beide Fragestellungen bietet das sogenannte E-Mail-Management.

E-Mail-Management – das eigene E-Mail-Postfach optimieren

Ziel des E-Mail-Managements ist es, sein eigenes E-Mail-Postfach effizient und vor allem mit wenig Aufwand (Zeit und Arbeit) zu verwalten. Hierbei geht es nicht nur darum, wie man optimal mit den E-Mails umgeht, die man Tag ein Tag aus erhält, sondern auch darum, wie man selbst E-Mails optimal für seine eigenen Zwecke und Ziele einsetzt.

Im Bereich des E-Mail-Managements gibt es eine Vielzahl von Tipps und Ansätzen. Welche von diesen für einen selbst funktionieren, muss jeder selbst ausprobieren. Eine optimale Lösung gibt es nicht. Aus diesem Grund finden Sie nachfolgend eine Liste an bewährten und praxiserprobten Tipps. Probieren Sie am besten selbst aus, welcher Ihnen am meisten hilft.

Wie mit allen Gewohnheiten gilt auch beim Umgang mit E-Mails, die seit langem „einstudierten“ Muster sind schwer zu durchbrechen (Mehr Informationen hier). Daher fangen Sie am besten nur mit ein paar wenigen Optimierungen an und setzen lieber nach und nach die Tipps um.

12 Tipps für das optimale E-Mail-Management

Die nachfolgenden Tipps sollen werden Ihnen dabei helfen ihr E-Mail-Management Schritt für Schritt zu optimieren:

1. Klare Fokussierung

Kennen Sie das? Mal schnell nebenher die E-Mails checken. Dieses Verhalten führt jedoch zu Stress und meist auch zu unnötigem Zusatzaufwand.

Wenn Sie Ihre E-Mails checken, dann nehmen Sie sich dafür Zeit und fokussieren Sie sich ausschließlich auf Ihre E-Mails. Sie werden so schneller mit der Bearbeitung fertig sein und andere Aufgaben werden nicht negativ beeinflusst.

Schauen Sie nämlich jede eingehende E-Mail schnell an, um zu wissen, was da gerade gekommen ist, werden Sie aus Ihrer anderen Arbeit herausgerissen und bekommen vielleicht Stress, wenn es etwas Dringendes ist etc.. E-Mails sind eben keine Nebenbeschäftigung. Sie gehören zu Ihrer Arbeit und sollten daher auch Ihre entsprechende Aufmerksamkeit erhalten. Sehen Sie die Bearbeitung von E-Mails als Aufgabe, die Sie bewusst und nicht nebenher erledigen.

2. Feste Zeiten

Um oben beschriebene Fokussierung zu erreichen, sollten Sie auf keinen Fall sofort einen Blick in Ihre E-Mails werfen, wenn ein Pop-up den Eingang einer neuen Nachricht signalisiert. Legen Sie sich besser konkrete Zeitpunkte fest, in denen Sie sich exklusiv Ihren E-Mails widmen.

Der Vorteil von festen Zeiten zur E-Mailbearbeitung ist, dass Sie den restlichen Tag sich ungestört Ihren wichtigen Projekten widmen können. Sie werden sowohl beim Bearbeiten Ihrer E-Mails effizienter und schneller werden als auch bei Ihren anderen Aufgaben. Sie werden nämlich nicht immer und immer wieder von eingehenden E-Mails herausgerissen.

Wann und wie oft Sie Zeit für Ihre E-Mails einplanen, hängt natürlich von Ihrer Tätigkeit ab. Wichtig ist jedoch, dass Sie zwischen dem E-mailchecken genügend Zeit haben, um Ihre anderen Aufgaben voranzutreiben. Als generelle Faustregel gilt: zwei bis dreimal am Tag sollten Sie sich Ihren E-Mails widmen. Tun Sie dies dann mit vollem Fokus für ca. 15 bis 30 Minuten, dann sollten Sie gut alle eingehenden E-Mails bearbeitet bekommen.

3. Einfach mal abschalten

Um nicht immer und immer wieder dazu verleitet zu werden, die eingegangenen E-Mails zu lesen, schalten Sie einfach die Benachrichtigung aus.

Sie werden jetzt vielleicht denken: Oh Gott, wenn aber etwas Dringendes kommt? Dann passiert auch nichts, denn Sie antworten ja (nur etwas später). Wären Sie in einer Besprechung, so könnten Sie ja auch nicht direkt antworten.

Probieren Sie es einmal aus. Sollten Sie sich mit dem Abschalten der Benachrichtigungen nicht wohlfühlen, dann schalten Sie die Benachrichtigungen wieder an. Es geht darum, einen für Sie passenden Weg zu finden. Dieser kann auch beispielsweise so aussehen: Wenn Sie eine Benachrichtigung über ein neue E-Mail erhalten, dann lesen Sie diese kurz, aber öffnen Sie die E-Mail nicht. Es sei denn, es ist etwas super Dringendes. Dies sollte dann aber auch in der Betreffzeile erkennbar sein.

Allerdings, wenn Sie eine Aufgabe erledigen, die volle Konzentration erfordert und von höchster Priorität ist, dann schließen Sie bitte immer Ihr Postfach bis die Aufgabe erledigt ist.

 4.Ordnung schaffen

Grundsätzlich gibt es zwei konträre Philosophien bei dem Thema Ablagestruktur für Ihr E-Mail-Management. Die eine Richtung predigt eine effiziente Ablagestruktur mit Ordnern, die andere hingegen vertritt die Ansicht, dass man gar keine Ordner braucht und alles über die Suchfunktion regeln sollte.

Der Suchfunktionsansatz ist für viel Menschen neu. Dies ist verständlich, da eine große Masse für uns nicht überblickbar ist. Alles im Postfach zu lassen fühlt sich daher für viele Menschen als nicht geordnet an.

Allerdings gibt es fundierte Erkenntnisse, dass die Unterteilung in viele Ordner nicht effizient ist. So empfiehlt bspw. eine IBM-Studie, den Posteingang so zu lassen wie er ist und lediglich die Suchfunktion zum Auffinden von E-Mails zu verwenden. Grund hierfür ist, dass das Zuordnen der E-Mails zu Ordnern aufwändig ist und viel Zeit in Anspruch nimmt. Im Ordner selbst wird dann sogar teilweise dann doch auf die Suchfunktion zurückgegriffen. Insgesamt also eher ein scheinbar ineffizientes System. Allerdings hat eine Ablagestruktur mit Ordnern auch ihre Vorteile.

Eine Ordnerstruktur hilft, eine erste schelle Übersicht zu erhalten. Haben Sie beispielsweise für bestimmte E-Mails eine automatische Zuordnung eingerichtet, so erkennen Sie bei Öffnen des Postfaches gleich, welche neuen E-Mails zu welchen Themen eingegangen sind.

Wissen Sie später vielleicht einmal nicht genau, von wem Sie ein nun gesuchtes Dokument per Mail erhalten hatten und auch die Suchfunktion hilft einmal nicht, dann können Sie zu mindestens in dem jeweiligen Themenordner relativ schnell nochmals die dort abgelegten E-Mails suchen.

Ein weiterer positiver, wenn auch psychologischer Effekt ist, wenn Sie gute automatische E-Mail-Zuordnungen zu Ihrem Ordner haben, dann verbleibt Ihr Posteingang automatisch immer relativ gut aufgeräumt. Sie werden also nicht erschlagen, wenn Sie Ihr Postfach öffnen. Außerdem, wenn Sie alle E-Mails abgearbeitet und in die entsprechenden Ordner danach verschoben haben, dann verbleiben Sie mit einem leeren Postfach. Sicherlich ein gutes Gefühl.

Insgesamt muss jeder für sich selbst herausfinden, welcher Weg für ihn der komfortabelste und handhabbarste ist.

EXKURS:

Eine gute Ordnerstruktur für Ihr Postfach sollte sieben bis zehn Ordner haben. Jeder Ordner sollte maximal zwei bis drei Ebenen enthalten. Ansonsten bauen Sie sich ein Labyrinth an Ordnern, welches Ihnen nicht helfen wird. Wichtig ist, dass Sie bearbeitete und beantwortete E-Mails sofort verschieben. Wenn Sie ein Ordnersystem verwenden, so gehören nur ungelesene und unbearbeitete E-Mails in den Posteingang.

5. Handeln Sie nicht zweimal

Häufig werden erstmal alle E-Mails komplett gelesen, dann verschoben und dann erst wirklich bearbeitet. Dies führt zu unnötigem zeitlichem Mehraufwand.

Gewöhnen Sie sich am besten an, zunächst Ihre E-Mails zu screenen. Achten Sie gezielt auf Deadlines und sich ergebende To-Dos. Überfliegen Sie also Ihren Posteingang und beginnen Sie dann mit der wichtigsten E-Mail. Bearbeiten Sie diese E-Mail direkt.

Die Goldene Regel: „Fassen Sie – wenn möglich – jede E-Mail nur einmal!“ führt zu erheblicher Zeitersparnis. Sie lesen nämlich jede E-Mail nur einmal, beantworten diese bzw. erledigen die sich darauf ergebenden Aufgaben zeitnah. Danach können Sie die E-Mail verschieben und oft sogar löschen.

EXKURS:

Das sogenannte Eisenhower-Prinzip aus dem Zeitmanagement kann Ihnen dabei helfen, Ihre E-Mails zu priorisieren. Hierzu ordnen Sie Ihre E-Mails in wichtig und unwichtig sowie in eilig und nicht eilig. Hieraus ergeben sich vier mögliche Zuordnungen, die Sie am besten als Ordner anlegen. Verschieben Sie dann die E-Mails nach dem Screening in diese Ordner. Die Ordner arbeiten Sie natürlich nach Priorität ab. Als Faustregel gilt folgender Umgang für die verschiedenen vier Kategorien:

(1) wichtig & eilig (Nachrichten sofort selbst bearbeiten),

(2) wichtig & nicht eilig (Nachrichten nach der ersten Kategorie selbst bearbeiten – Termin für Bearbeitung festlegen),

(3) unwichtig & eilig (Nachrichten nach Möglichkeit weiterleiten) und

(4) unwichtig & nicht eilig (Nachrichten löschen oder ggf. archivieren).

Das AHA-System des E-Mail-Managements teilt eingehende E-Mails in drei Bereiche ein. Hierbei steht das erste A für Abfall, das H für (sofort) handeln und das zweite A für Ablage. Wenn Sie das System anwenden, dann sollten Sie unwichtige E-Mails sofort löschen. Sehr wichtige (und dringende) E-Mails sollten Sie hingegen sofort bearbeiten. Dieses gilt auch für wichtige (jedoch nicht dringende) E-Mails, deren Bearbeitung nur wenige Minuten – maximal 5 Minuten –  dauert. Nachrichten, die einer längeren Bearbeitungszeit bedürfen, sollten in einem To-Do-Ordner archiviert und deren Bearbeitung terminiert werden.

6. Löschen geht auch 🙂

Was schätzen Sie, wie viele von den in Ihrem Postfach liegenden Nachrichten werden Sie noch einmal brauchen? Ich behaupte, so gut wie keine – nur einige wenige. Aus diesem Grund sollten Sie sich nach Abschluss eines Projektes kurz die Zeit nehmen, die absolut wichtigen E-Mails in ein Archiv zu verschieben. Den Rest löschen Sie. Ja, richtig gelesen – einfach löschen!

Das Gleiche gilt für E-Mails die Sie als unwichtig und nicht eilig einstufen, diese löschen Sie am besten auch direkt (Archivierung nur in absoluten Ausnahmefällen).

7. E-Mailverteiler, die große Gefahr

Es gibt unzählige E-Mailverteiler. Ruckzuck ist man in einen neuen aufgenommen. Oft benötigen Sie jedoch die Informationen, die über E-Mailverteiler versenden werden nicht. Sie erhalten sozusagen „Spam“.

Aus diesem Grund überlegen Sie sich gut, welche E-Mailverteiler Sie abonnieren und in welche Sie sich auf der Arbeit aufnehmen lassen. Vor allem aber prüfen Sie einmal Ihre aktuellen E-Mailverteiler und lassen Sie sich aus denen austragen, die Sie aktuell nicht benötigen.

Grundsätzlich gilt: Denken Sie immer an die Auswirkungen auf Ihr Postfach, wenn Sie Ihre E-Mailadresse herausgeben und seien Sie lieber sparsam.

8. E-Mail ist nicht immer der richtige Weg

Neben E-Mails gibt es noch viele andere Kommunikationswege. Nutzen Sie daher immer den passenden, oft ist eine E-Mail der komplizierte Weg. Zunächst müssen Sie überlegen, was und wie Sie es schreiben, dann muss der Empfänger die E-Mail lesen – vielleicht versteht er sie sogar falsch – und dann muss er wiederum antworten. Teilweise ergeben sich so aus einer Kleinigkeit eine Vielzahl von E-Mails, was definitiv pure Zeitverschwendung ist. Greifen Sie doch mal zum Hörer und rufen Sie an oder bei räumlicher Nähe gehen Sie direkt zu Ihrer/m Kollegen/in. Sie werden sehen, wieviel einfacher das sein kann. Häufig kann im direkten Gespräch ein Thema viel schneller und zielführender geklärt werden als wieder und wieder auf die E-Mailantwort des jeweils anderen zu warten.

9. Vermischen Sie nicht Berufliches und Privates

Immer wieder werden berufliche E-Mailaccounts auch für privaten E-Mailverkehr genutzt. Hierdurch vermischen Sie Beruf und Privates und es entstehen teilweise unangenehme Situationen, wenn Kollegen aus Versehen private E-Mails sehen. Außerdem wird Ihr Postfach noch unübersichtlicher. Zudem ist in vielen Firmen die private Nutzung des beruflichen E-Mailaccounts verboten. Die Nutzung zu privaten Zwecken ist dann ein Abmahnungsgrund. Aus diesen Gründen nutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mailadresse ausschließlich geschäftlich.

10. E-Mails vorsortieren lassen

Wenn Sie mit einem Ablagesystem, bestehend aus Themenordnern arbeiten, dann nutzen Sie die automatische Verschiebung von E-Mails in diese Ordner. Sie können bei den meisten E-Mailprogrammen Routinen festlegen, nach denen eingehende E-Mails in verschiedene Ordner automatisch abgelegt werden.

Durch dieses automatische Verschieben haben Sie einen viel besseren Überblick, da Sie schon mit einem Blick grob sehen, zu welchem Thema es neue E-Mails gibt.

Nach einiger Zeit sollten Sie Ihre Routinen überprüfen, ob sie gut funktionieren oder ob Sie diese anpassen müssen.

 11. Lassen Sie sich Zeit

Viele sind mittlerweile „Sklave“ ihres Postfaches. Sie müssen ständig nachschauen, was gerade Neues hereingekommen ist und werden so ständig aus ihrer Arbeit herausgerissen. Irgendwie haben viele Menschen im Kopf, sie müssten immer sofort antworten. Dieser Trend zur direkten Antwort wird durch unsere immer schnelllebigere und zunehmend digitalisierte Gesellschaft stark vorangetrieben.

Gut ist dies jedoch nicht. Der Stress und Druck nimmt zu. Außerdem leidet häufig die Qualität darunter, da sich nicht mehr die nötige Zeit genommen wird, um eine überlegte und passgenau Antwort zu formulieren. Hieraus entstehen wieder Nachfragen etc.  – ein Teufelskreis!

Nehmen Sie sich daher die Zeit, die es braucht, um Ihre E-Mails gut zu beantworten.

12. Ein leeres Postfach am Tagesende

Ihr Ziel sollte es sein – nach Möglichkeit – keine (zumindest wichtige) unbearbeitete E-Mail in den nächsten Tag mitzunehmen (Zero-Inbox-Prinzip). Bearbeitet kann hier bei den nicht so wichtigen E-Mails auch die Terminierung der sich aus der E-Mail ergebenden To-Do´s sein. Es geht darum, dass Sie alles so organisiert haben, dass Sie effizient ohne Zeitverlust und Doppelarbeit etc. am nächsten Tag weiterarbeiten können. Vergessen Sie nicht, unwichtige E-Mails können Sie auch einfach löschen.

Machen Sie sich zur unumstößlichen Regel, dass maximal und nur in absoluten Sonderfällen eine E-Mail bis zum Ende der Arbeitswoche im Posteingang verbleiben darf.

 

Ein oft nicht stark beachteter Bereich bei der Optimierung des eigenen Postfachs sind die selbst versendeten E-Mails. Die meisten selbst versendeten E-Mails ziehen mindestens eine, jedoch meist mehrere bei Ihnen zukünftig eingehende E-Mails nach sich. Sie sollten daher stets überlegen, ob und vor allem wie Sie eine E-Mail schreiben bzw. formulieren. Nachfolgend hierzu wichtige Hinweise und Tipps.

E-Mail-Management – die eigenen E-Mails optimieren

Wir wissen bereits, dass zum E-Mail-Management nicht nur der Umgang mit eingehenden E-Mails, sondern auch die eigene Versendung von E-Mails gehört.

Ihr Ziel bei der Formulierung von eigenen E-Mails sollte es sein, die zu vermittelnde Information so einfach wie möglich an den Adressaten zu bringen. Hierbei sollten Sie stets auf notwendige Formalien achten. Hört sich nicht schwer an, wird aber leider oft in der Praxis doch komplizierter als gedacht.

Auf welche Stellhebel Sie für gute E-Mails achten sollten, finden Sie in den nachfolgenden acht Tipps.

I. Der Betreff der E-Mail muss klar und verständlich sein

Das Ziel der Betreffzeile ist es, dem Empfänger sofort in wenigen Worten klarzumachen, um was die E-Mail handelt sowie ob und wenn ja, bis wann er etwas tun soll. Dies ist nicht immer einfach.

Grundsätzlich sollten Sie sich kurzhalten. Benennen Sie lediglich kurz das Thema. Verwenden Sie auf keinen Fall ganze Sätze. Eine knappe und aussagekräftige Betreffzeile ist nicht unhöflich, sondern das Beste, was Sie dem E-Mailempfänger anbieten können. Er kann nämlich sofort erkennen, worum es geht und was er tun soll.

EIN BEISPIEL: Schreiben Sie statt „Übersendung des Ablaufplans für den Messestand auf der Leipziger Buchmesse am 12.7.2020 mit Bitte um Freigabe bis zum 20.11.2019“ doch einfach „Freigabe bis 20.11.19: Ablaufplan Leipziger Buchmesse“.

II. Eine Anrede gehört immer dazu

Mittlerweile wird teilweise leider ab und zu die Anrede in E-Mail weggelassen. Es gibt sogar Verfechter, die meinen, dass bei Antwort-Emails keine Anrede nötig sei; man stehe ja schon im Austausch. Ich widerspreche ausdrücklich!

Eine Anrede zeugt von Respekt. Grundsätzlich darf eine E-Mail zwar kurz sein; aber nur so kurz, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. Die Anrede ist ein essenzieller Teil der E-Mail und muss daher immer vorhanden sein. Alles andere ist schlicht und einfach sehr unhöflich.

Achten Sie daher bitte immer auf die richtige Anrede. Hier ist es wichtig, Titel  richtig zu verwenden und natürlich den Namen selbst ohne Fehler zu schreiben.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Grußformel vor dem Namen. Es muss nicht immer „Sehr geehrte…“ sein. Bei etablierten Kontakten kann es auch etwas informeller sein. Allerdings sollten Sie nie so etwas wie „Hey hey…“ oder „Servus…“ etc. in einer dienstlichen E-Mail verwenden. Am sichersten fahren Sie mit „Sehr geehrte/r …“ zumindest wenn noch kein persönlicher Kontakt vorhanden ist.

III. Kurz als Ziel – Die Länge hängt aber vom Thema ab

Grundsätzlich sollten Sie sich so kurz wie möglich halten. Hierbei ist die Kunst, alle wichtigen Informationen leichtverständlich und prägnant in kurzer Form darzustellen. Eine kurze E-Mail alleine bringt nämlich nichts, wenn aus ihr nur Fragen entstehen. Daher gibt es auch keine Faustregel für eine optimale E-Mail-Länge oder Ähnliches. Die Länge sollte sich dem Inhalt anpassen.

Wichtig ist jedoch, schreiben Sie nicht zu ausführlich (Ausnahme evtl. bei Erstkontakt nach außen – kommt auf die Situation an). Verwenden Sie lieber statt langen Sätzen mit Aufzählungen, soweit möglich Aufzählungen mit Bullet-Points. Bei E-Mails, deren Inhalt mehrere Themen umfasst, trennen Sie diese sichtbar bspw. durch Zahlen („1. Thema XYZ“ und 2. Thema ABC“) voneinander.

IV. Struktur ist alles

Wie bereits im vorherigen Tipp angesprochen, ist die Struktur für die Verständlichkeit der E-Mail wichtig. Dies beginnt schon mit einem einheitlichen Schriftbild.

Inhaltlich beginnen Sie bitte grundsätzlich mit den wichtigsten Informationen. Erwarten Sie eine bestimmte Handlung vom E-Mail-Empfänger, dann schreiben Sie diese direkt am Anfang. Nichts ist nerviger als lange E-Mails, worin erst ganz am Ende klar wird, worum es geht.

Sobald Sie die Kernaussage vermittelt haben, verwenden Sie den Rest der E-Mail dies zu begründen. Auch hier gilt, zunächst die wichtigen Informationen, dann die unwichtigeren – auch Pyramidales-Prinzip genannt.

Nutzen Sie Stilelemente, wie Aufzählen, Fettdruck oder Unterstreichen, um wichtige Aussagen hervorzuheben. Hierdurch geben Sie dem Leser die Möglichkeit, schnell die wichtigen Dinge zu erfassen. Für Sie selbst hat es den Vorteil, dass Sie so tendenziell weniger Rückfragen erhalten, da Ihre E-Mail sehr gut verständlich ist.

Insgesamt sollen Sie daher nicht einfach drauflos schreiben, sondern sich erst kurz Zeit nehmen und in Stichpunkten die Struktur runterschreiben, bevor Sie diese dann ausformulieren.

V. Anhänge und E-Mails auf ein Minimum reduzieren

Kennen Sie das auch? Sie bekommenen eine E-Mail mit zig Anhängen oder Links. Der Versender hat sicher nicht in böser Absicht gehandelt, sondern wollte Ihnen eben alle Informationen bereitstellen. Sie als Empfänger werden aber »erschlagen«. Aus diesem Grund versenden Sie nur die wirklich notwendigen Anhänge.

Bei Anhängen ist auch die Größe wichtig, Sie sollten keine riesigen Anhänge mit vielen Megabyte versenden (Richtgröße: max. fünf Megabyte für alle Anhänge zusammen). Diese könnten nämlich den Posteingang des Empfängers verstopfen oder gar nicht ankommen. Auch passwortgeschützte Anhänge sind mit Vorsicht zu genießen, da diese meist von Virenprogrammen herausgefiltert werden und der Empfänger erst einen Freigabeprozess anstoßen muss.

Müssen Sie einen Anhang nutzen, dann vergewissern Sie sich vor dem Abschicken, ob Sie und wenn ja, den richtigen Anhang beigefügt haben. Falsche und fehlende Anhänge signalisieren Unkonzentriertheit und verursachen unnötigen Zusatzaufwand bei Ihnen und dem Empfänger.

Links sollten Sie noch restriktiver als Anhänge verwenden. Ist ein Link unerlässlich, dann gehört er an das Ende der E-Mail – wie eine Quellenangabe. Auf keinen Fall sollten Sie Links in den Text einbauen. Dies lenkt den Leser nur ab.

VI. Der Schluss ist entscheidend

Wie bei der Anrede gilt auch bei der Schlussformel: Diese darf nie fehlen. Dies hat ebenfalls etwas mit Respekt zu tun.

Zudem hat eine Studie des Unternehmens „Boomerang“ ergeben, dass viele Menschen großen Wert auf die Formulierung der Grußformel legen. Diese beeinflusst sogar die Rückmeldequote. Dazu aber im nächsten Abschnitt mehr.

Als Alternative zur altbewährten Grußformel „Mit freundlichen Grüßen (MfG)“ können Sie meist ohne Bedenken auch „Herzliche Grüße“, „Viele Grüße“ oder „Freundliche Grüße“ verwenden. Lediglich bei formellen E-Mails sollten Sie stets auf „Mit freundlichen Grüßen“ setzen.

Eine persönliche Note setzen Sie zum Beispiel durch „Viele Grüße nach Hamburg“ oder „Herzliche Grüße aus dem verschneiten Berlin“

„Hochachtungsvoll“ ist übrigens etwas zu viel. Hierdurch machen Sie sich nur klein und das wollen Sie ja auch nicht. Schreiben Sie stets auf Augenhöhe und freundlich!

VII. E-Mails und Emotionen

Emotionen sind gut und menschlich. Bei der Arbeit mit E-Mails haben sie jedoch nichts verloren. Jedoch antworten viele Menschen meist sofort auf E-Mails, die Sie bewegen. Dies ist gerade dann gefährlich, wenn wir uns angegriffen fühlen. Dann wird schnell etwas geschrieben und abgesendet, was später (bitterlich) bereut wird.

Aus diesem Grund sollten Sie immer bevor Sie antworten sich überlegen was und mögliche Folgen abschätzen. Halten Sie am besten erst einmal drei Sekunden inne und tippen erst dann los.

Sind Sie durch eine E-Mail emotional aufgekratzt, dann sollten Sie diese erst beantworten, wenn Sie wieder klar denken können.

Sie sollten auch stets freundlich sein. Selbst wenn Sie eine unfreundliche, freche oder pampige E-Mail erhalten, bewahren Sie Ihre innere Ruhe und lassen Sie das Negative nicht an Sie heran. Weisen Sie ruhig darauf hin, dass der Absender sich im Ton vergriffen hat. Dies sollte jedoch auf einer sachlichen und neutralen Art und Weise geschehen. Geben Sie keine Angriffsfläche, sondern formulieren Sie professionell und distanziert. So nehmen Sie sehr viel Konfliktpotenzial aus der Sache. Vor allem aber stehen Sie darüber und beweisen sich selbst und anderen Ihre Souveränität.

VIII. Kein Platz für Ironie

Ironie ist ein Schwert mit zwei Klingen. Ist sie gut eingesetzt und kommt richtig an, so kann sie in der Kommunikation viel bewirken. Allerdings wird sie häufig auch falsch verstanden. Wir alle nehmen Dinge nämlich unterschiedlich wahr. Dadurch können Sie sich nie sicher sein, wie eine Aussage bei Ihrem Gegenüber ankommt.

In E-Mails ist Ironie noch gefährlicher, da hier die Gestik und Mimik fehlt. Worte alleine klingen oft härter als gewollt. Aus diesem Grund lassen Sie einfach Ironie weg und Sie laufen gar nicht die Gefahr, dass Ihre Aussage falsch aufgefasst wird.

E-Mail-Management – Die Sache mit der Antwort

Kennen Sie das auch? Sie verschicken eine für Sie wichtige E-Mail und was passiert? – NIX, sie warten und warten. Keine Antwort. Der Empfänger scheint nicht zu reagieren. Das Gute ist, es ist gar nicht schwer, die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Antwort zu erhöhen.

Zunächst sollten Sie obige Tipps befolgen, denn laut dem Magazin »The Atlantic« – welches ca. 5,3 Mio. E-Mails ausgewertet hat – führt eine »perfekte« E-Mail zu einer höheren Antwortwahrscheinlichkeit. Hierbei wird als »perfekte« E-Mail eine kurze E-Mail in neutralem Ton mit einfacher Sprache bezeichnet. Also eine E-Mail, die einfach und schnell für den Empfänger zu lesen ist.

Andere Studien weisen auf einen Aspekt hin, der die Antwortwahrscheinlichkeit erhört und der so nur von den wenigsten auf der Agenda steht – die Grußformel. Zum Beispiel hat das Unternehmen „Bommerang“ 350.000 E-Mail-Verläufe analysiert. Hierbei stellte sich heraus, dass die Grußformel am Ende der E-Mail für viele Menschen sehr wichtig ist. Sie werteten darauf die Antwort in Bezug auf die verwendete Grußformel aus. Die Ergebnisse waren wie folgt (Grußformel | Antwortrate):

  • Beste Grüße |51,2 %,
  • Freundliche Grüße | 52,9 %,
  • Grüße | 53,5%,
  • Mit freundlichen Grüßen | 53,9%,
  • „Cheers“ |54,4%,
  • Vielen Dank |57,9 %,
  • Danke |63,0 % und
  • Danke im Voraus | 65,7 %.

Der Durchschnitt lang bei lediglich 47,5%. Ein „Danke“ macht somit erheblichen Einfluss.

Ähnliche Ergebnisse ergab eine Studie der University of Pennsylvania und der University of North Carolina aus dem Jahr 2010. Die Probanden, die eine E-Mail mit einer Unterstützungsbitte und Dankesfloskel erhielten, boten doppelt so häufig ihre Hilfe an als die, die ein E-Mail mit Unterstützungsbitte ohne Dankesfloskel erhielten.

Benötigen Sie eine schnelle Antwort, so kommt es auch immer darauf an, wann Sie Ihre E-Mail verschicken. Verschicken Sie Ihre E-Mail frühmorgens kurz nach Arbeitsbeginn, so ist es sehr wahrscheinlich, dass der Empfänger ebenfalls gerade seine E-Mails bearbeitet. Also somit die ideale Zeit für eine schnelle Rückmeldung.

Ein weiteres gutes Fenster ist im Normalfall zwischen 13:00 und 14:00 Uhr. Dann sind alle vom Mittagessen zurück und wieder an ihren Rechnern. Die Zeit zwischen 10 und 13 Uhr sowie 14:00 Uhr und später sind hingegen meist mit Terminen belegt. Antwortzeiten sind somit tendenziell höher.

Grundsätzlich gilt jedoch, dass wichtige Informationen, Arbeitsaufträge oder Fragen etc. sofort versendet werden sollten. Die Rückmeldung wird bei passender Formulierung und E-Mail-Design dann auch sicher nicht lange auf sich warten lassen.

E-Mail-Management – Was es sonst noch so gibt …

Zu E-Mails gibt es eine Reihe von kuriosen Fakten. Eine kleine Auswahl finden Sie nachfolgend:

  • Charles Naquin (De Paul Universität, Chicago), Terri Kurtzberg (Rutgers Universität, New Jersey) und Liuba Belkin ( Lehigh Universität, Pennsylvania) fanden heraus, dass 92 Prozent der Studienteilnehmer in E-Mails bewusst lügen. Die Verfasser eines handschriftlichen Briefes hingegen logen deutlich weniger – allerdings immer noch 64 Prozent.
  • Eine Umfrage hat ergeben, dass zwei Drittel der Mitarbeiter/innen während Meetings sich ausklinken und andere Dinge tun als aktiv zuzuhören bzw. am Meeting zu partizipieren. Hauptablenkung ist laut Umfrage: E-Mails per Smartphone zu checken (48 %).
  • Eine Studie der Cardiff Universität fand heraus, dass die Studienteilnehmer durchschnittlich 64 Sekunden benötigen, um sich von einer 5-sekündigen Unterbrechung durch E-Mails wieder auf ihre vorherige Aufgabe konzentrieren zu können.
  • Laut einer Studie der Georgia Tech Universität bekommen Arbeitnehmer/innen im Durchschnitt 112 E-Mails pro Tag. Das Interessante ist jedoch, dass 15 Prozent dieser »Job-E-Mails« Klatsch und Tratsch sind. Unterschiedliche Hierarchieebenen machten hier keinen Unterschied.
  • Für das @-Zeichen gibt es weltweit viele unterschiedliche Spitznahmen: Deutschland (Klammeraffe, Affenschwanz oder Affenschaukel), Finnland (Katzenschwanz ), Niederlanden (Affenschwänzchen) und (Strudel-Gebäck)
  • Emoticons finden wir heute häufig in E-Mails, zumindest in privaten. IT-Professor Scott Elliot Fahlman aus den USA wird als deren Erfinder bezeichnet. Er machte bereits 1982 den Vorschlag, die Zeichenkombinationen J [: – )] und L [: – (] als Markierung für Witziges bzw. Trauriges zu verwenden.
  • Laut SplashData (2015) zählen die Zahlenabfolgen 123456 und 12345678 und das Wort “password” immer noch zu den meist genutzten Email-Passwörtern auf der Welt.

Das Wichtigste zum Schluss: Verlieren Sie bitte nie den Spaß an Ihren E-Mails!

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